Opis szkolenia
Szkolenie pokazuje, jak wykorzystać ChatGPT do usprawnienia komunikacji w zespołach projektowych: od przygotowania agendy i materiałów na spotkania, przez notatki i podsumowania, po raporty statusowe i korespondencję do interesariuszy. Uczestnicy przećwiczą tworzenie spójnych komunikatów, list zadań, harmonogramów i planów działań, które ograniczają nieporozumienia i skracają czas ustaleń. Program obejmuje również dobre praktyki, bezpieczeństwo informacji oraz plan wdrożeniowy, dzięki któremu rozwiązania można od razu zastosować w realnych projektach.
Cele edukacyjne
- Uczestnicy potrafią diagnozować najczęstsze problemy komunikacyjne w projektach oraz dobierać narzędzia i standardy komunikacji adekwatne do zespołu i interesariuszy.
- Uczestnicy potrafią wykorzystywać ChatGPT do tworzenia notatek ze spotkań, raportów statusowych, streszczeń ustaleń oraz korespondencji projektowej w różnych stylach i poziomach szczegółowości.
- Uczestnicy potrafią projektować przepływ informacji w projekcie (kto, co, kiedy, w jakim formacie) oraz automatyzować powtarzalne komunikaty i przypomnienia.
- Uczestnicy potrafią stosować zasady bezpiecznego korzystania z AI (poufność, dane wrażliwe) oraz przygotować plan wdrożenia i mierniki jakości komunikacji.
Wymiar czasowy
1 dzień (8 godzin lekcyjnych)
Metody pracy
- Miniwykład z omówieniem wyzwań komunikacji projektowej oraz roli AI w usprawnianiu pracy zespołowej.
- Warsztaty praktyczne: tworzenie promptów, szablonów notatek, raportów, e-maili i komunikatów do interesariuszy.
- Symulacje spotkań projektowych i praca na materiałach: agenda, protokół, action items, follow-up.
- Case studies: analiza problematycznych sytuacji projektowych i zaprojektowanie usprawnionego przepływu informacji.
- Praca na checklistach bezpieczeństwa i jakości: standardy komunikacji, kontrola treści, zasady poufności i eskalacji.
Program szkolenia*
- Komunikacja projektowa – kluczowe zasady i najczęstsze błędy
- rola komunikacji w terminowości, jakości i ryzyku projektu
- typowe problemy: brak jasnych ustaleń, rozproszone kanały, nieczytelne raporty
- konsekwencje błędów komunikacyjnych i sposoby ich ograniczania
- Standardy komunikacji w projekcie – kto, co, kiedy i w jakim formacie
- mapowanie interesariuszy i potrzeb informacyjnych
- zasady spotkań: agenda, time-boxing, decyzje, odpowiedzialności
- standardy: status update, protokół, notatka decyzyjna, follow-up
- ChatGPT w komunikacji projektowej – zastosowania i dobre praktyki
- tworzenie agend, notatek, streszczeń i raportów
- redagowanie korespondencji: informowanie, proszenie, eskalowanie, przypominanie
- dopasowanie tonu i poziomu szczegółowości do odbiorcy (zespół/zarząd/klient)
- Notatki i raportowanie – szybkie podsumowania, decyzje i zadania
- zamiana rozmowy w dokument: decyzje, ryzyka, action items
- tworzenie raportów statusowych (krótkich i rozszerzonych)
- tworzenie podsumowań „executive” dla kluczowych interesariuszy
- Planowanie i organizacja pracy – listy zadań, priorytety, harmonogramy
- tworzenie WBS/zakresu zadań, kamieni milowych i checklist
- priorytetyzacja i zależności (dependencies)
- komunikowanie zmian zakresu i wpływu na terminy
- Automatyzacja przepływu informacji – integracje i narzędzia projektowe
- praca z narzędziami: Asana, Trello, Notion (koncept integracji i praktyka użycia treści)
- tworzenie powtarzalnych szablonów komunikatów i przypomnień
- monitorowanie postępów i przygotowanie cyklicznych aktualizacji
- Warsztaty: symulacja spotkania i usprawnienie komunikacji w projekcie
- symulacja spotkania: protokół + plan działań + follow-up mail
- praca grupowa: diagnoza problemów i projekt usprawnień komunikacyjnych
- biblioteka promptów i szablonów do wykorzystania po szkoleniu
- Bezpieczeństwo, ograniczenia AI i plan wdrożeniowy
- ochrona danych i poufność: zasady pracy z informacjami wrażliwymi
- kontrola jakości treści: weryfikacja, odpowiedzialność, wersjonowanie
- plan wdrożenia: zakres pilotażu, KPI komunikacji, role i procedury
Po ukończeniu szkolenia uczestnicy potrafią uporządkować komunikację w projekcie, tworzyć czytelne agendy, notatki, raporty statusowe i korespondencję projektową z użyciem ChatGPT oraz przekładać ustalenia na konkretne zadania, terminy i odpowiedzialności. Uczestnicy potrafią także zaprojektować i zautomatyzować przepływ informacji w projekcie, przygotować zestaw szablonów i promptów do pracy zespołowej oraz stosować zasady bezpieczeństwa i kontroli jakości przy wykorzystaniu AI.
*Przed każdym szkoleniem Trener kontaktuje się z Uczestnikami w celu ustalenia ewentualnych modyfikacji programu, zakresu kursu, dopasowania ćwiczeń i use-case do potrzeb Uczestników.
