Opis szkolenia
Szkolenie dotyczy prowadzenia projektów realizowanych w ramach zadań publicznych, programów rozwojowych, inwestycyjnych i organizacyjnych urzędu. Program obejmuje cały cykl życia projektu – od etapu przygotowania, przez realizację i zarządzanie ryzykiem, aż po zamknięcie i rozliczenie działań. Uczestnicy pracują na przykładach typowych dla administracji publicznej, ucząc się podejmowania decyzji projektowych w warunkach ograniczonych zasobów, presji terminów i wysokich wymagań formalnych.
Cele edukacyjne
- rozwinięcie umiejętności samodzielnego prowadzenia projektów w administracji publicznej,
- podniesienie jakości planowania, koordynowania i kontroli realizacji projektów,
- wzmocnienie kompetencji w zakresie komunikacji projektowej i pracy zespołowej,
- ograniczenie ryzyk organizacyjnych, opóźnień i nieefektywnego wykorzystania zasobów.
Wymiar czasowy
2 dni (16 godzin lekcyjnych)
Metody pracy
Szkolenie realizowane jest z wykorzystaniem metod nastawionych na praktykę i aktywne zaangażowanie uczestników, w tym:
- warsztaty projektowe prowadzone na przykładach urzędowych,
- praca zespołowa nad pełnym cyklem projektu (case administracyjny),
- analiza rzeczywistych problemów i sytuacji projektowych z pracy uczestników,
- ćwiczenia decyzyjne i symulacje sytuacji kryzysowych w projektach,
- moderowana analiza wniosków i doświadczeń uczestników.
Program szkolenia*
DZIEŃ 1 – PLANOWANIE I ORGANIZACJA PROJEKTU
Projekt w administracji publicznej
- projekty jako narzędzie realizacji zadań publicznych
- różnica między projektem a bieżącą pracą urzędu
- odpowiedzialność formalna i organizacyjna uczestników projektu
Przygotowanie projektu
- definiowanie celu projektu w realiach administracji
- zakres projektu a oczekiwania przełożonych i interesariuszy
- identyfikacja kluczowych interesariuszy (wewnętrznych i zewnętrznych)
Struktura projektu i podział odpowiedzialności
- role w projekcie (kierownik, koordynator, zespół, decydenci)
- współpraca między komórkami organizacyjnymi
- matryca odpowiedzialności (RACI) w praktyce urzędowej
Planowanie działań i harmonogram
- rozbijanie projektu na etapy i zadania
- planowanie terminów w warunkach równoległych obowiązków
- kamienie milowe i punkty kontrolne
Budżet i zasoby projektu
- planowanie kosztów w projektach publicznych
- ograniczenia budżetowe i ich konsekwencje
- zarządzanie zasobami ludzkimi w projektach urzędowych
Zarządzanie ryzykiem
- identyfikacja typowych ryzyk w projektach administracyjnych
- ocena wpływu ryzyka na termin, budżet i jakość
- planowanie działań zapobiegawczych i korygujących
DZIEŃ 2 – REALIZACJA, KOMUNIKACJA I ZAMYKANIE PROJEKTU
Monitorowanie realizacji projektu
- kontrola postępu prac
- reagowanie na opóźnienia i zmiany
- raportowanie statusu projektu przełożonym
Komunikacja w projekcie
- planowanie komunikacji projektowej
- przekazywanie informacji w zespole i do interesariuszy
- zapobieganie nieporozumieniom i konfliktom
Trudne sytuacje w realizacji projektów
- zmiany zakresu i priorytetów w trakcie realizacji
- presja czasu i brak zasobów
- współpraca z jednostkami zewnętrznymi i wykonawcami
Praca zespołu projektowego
- motywowanie uczestników projektu bez narzędzi finansowych
- odpowiedzialność i zaangażowanie w zespole
- rozwiązywanie problemów wewnątrz zespołu
Dokumentowanie i porządkowanie projektu
- dokumentacja projektowa w administracji
- znaczenie protokołów, notatek i raportów
- przygotowanie projektu do kontroli lub audytu
Zamykanie projektu i wnioski
- ocena realizacji celów projektu
- identyfikacja dobrych praktyk i błędów
- wykorzystanie doświadczeń w kolejnych projektach
Po ukończeniu szkolenia uczestnicy potrafią samodzielnie planować, realizować i koordynować projekty prowadzone w administracji publicznej, uwzględniając ograniczenia organizacyjne i formalne. Są również przygotowani do zarządzania ryzykiem, komunikacji projektowej oraz reagowania na problemy pojawiające się w trakcie realizacji projektów.
*Przed każdym szkoleniem Trener kontaktuje się z Uczestnikami w celu ustalenia ewentualnych modyfikacji programu, zakresu kursu, dopasowania ćwiczeń i use-case do potrzeb Uczestników.
