Opis szkolenia
Szkolenie jest ukierunkowane na typowe sytuacje pracy w TSL: przyjmowanie i realizację zleceń, uzgadnianie terminów, komunikację z kierowcami, magazynem, przewoźnikami i klientami zagranicznymi. Uczestnicy przećwiczą słownictwo i gotowe zwroty do potwierdzania ustaleń, przekazywania statusu przesyłki, obsługi dokumentów transportowych oraz reagowania na opóźnienia, reklamacje i zmiany w trasie. Program ma charakter praktyczny i opiera się na symulacjach rozmów, wzorach e-maili oraz scenariuszach „z życia” spedycji i logistyki.
Cele edukacyjne
- Uczestnicy potrafią prowadzić komunikację operacyjną w języku angielskim w procesie transportu i spedycji (zlecenia, terminy, statusy, zmiany).
- Uczestnicy potrafią przygotować i rozumieć podstawowe komunikaty dotyczące dokumentów i procesów TSL (m.in. CMR, POD, awizacja, załadunek/rozładunek).
- Uczestnicy potrafią reagować na sytuacje problemowe (opóźnienia, uszkodzenia, brak dokumentów, zmiana trasy) oraz prowadzić korespondencję reklamacyjną w sposób rzeczowy.
- Uczestnicy potrafią stosować jasny i profesjonalny język w e-mailach i komunikacji telefonicznej z klientami oraz partnerami międzynarodowymi.
Wymiar czasowy
Kurs trwa 6 miesięcy (2 lekcje tygodniowo po 1 godzinie).
Metody pracy
- Symulacje (role play) rozmów operacyjnych: zlecenie, awizacja, status, opóźnienie, reklamacja – z informacją zwrotną.
- Ćwiczenia pisemne na szablonach: e-mail potwierdzający, follow-up, status update, prośba o dokumenty, reklamacja.
- Praca na case studies z TSL: problemy na trasie, braki w dokumentach, błędy w danych, konflikt interesów.
- Trening słownictwa branżowego i zwrotów funkcjonalnych: doprecyzowanie, potwierdzenie, negocjowanie terminu, eskalacja.
- Krótkie ćwiczenia ze słuchania i wymowy: rozmowy telefoniczne, komunikaty „krótkie i konkretne”.
Program szkolenia*
- TSL communication essentials – jasność, standardy i „bezpieczne zwroty”
- struktura komunikatu: cel – kontekst – prośba – termin – potwierdzenie
- doprecyzowanie i potwierdzanie zrozumienia (clarifying & confirming)
- podstawowe słownictwo operacyjne w transporcie i logistyce
- Zlecenia transportowe i ustalenia operacyjne (orders & confirmations)
- przyjmowanie zlecenia: dane, wymagania, ograniczenia
- potwierdzenie warunków: miejsce, czas, rodzaj ładunku, temperatura, ADR (jeśli dotyczy)
- zmiany w zleceniu i komunikowanie konsekwencji
- Awizacja, załadunek i rozładunek – komunikacja z magazynem i kierowcą
- umawianie okien czasowych i przekazywanie instrukcji
- wymagania na rampie: dokumenty, oznaczenia, zabezpieczenie ładunku
- komunikaty w sytuacji opóźnień i kolejek
- Status przesyłki i monitoring transportu (status updates & tracking)
- standardowe statusy i raportowanie postępu
- ETA, opóźnienia i aktualizacja terminów
- raporty dzienne/tygodniowe – krótkie podsumowania dla klienta
- Dokumenty w TSL – język do obsługi formalności
- CMR, POD, invoice, packing list – podstawowe pojęcia i komunikaty
- prośby o dokumenty i korekty danych
- potwierdzanie odbioru dokumentów i archiwizacja informacji
- Sytuacje problemowe i reklamacje (incidents & claims)
- uszkodzenie, brak, błędy ilościowe, odmowa przyjęcia
- zbieranie informacji: kiedy, gdzie, dowody, zdjęcia, protokoły
- komunikacja reklamacyjna: ton rzeczowy, terminy, kolejne kroki
- Kontakt z przewoźnikiem i klientem – telefon, e-mail, komunikatory
- rozmowy telefoniczne: krótko, jasno, bez nieporozumień
- e-mail: potwierdzenia, follow-up, escalation, podsumowanie ustaleń
- komunikacja wielostronna (spedycja–magazyn–klient–przewoźnik)
- Negocjowanie terminów i warunków + podsumowanie wdrożeniowe
- ustalanie priorytetów, ograniczeń i alternatyw (trade-offs)
- język negocjacji: propozycje, ustępstwa, potwierdzenia
- checklista komunikacyjna i „bank zwrotów” do codziennej pracy
Po ukończeniu szkolenia uczestnicy potrafią prowadzić bieżącą komunikację w języku angielskim w obszarze logistyki, transportu i spedycji: przyjmować i potwierdzać zlecenia, uzgadniać terminy, przekazywać statusy oraz koordynować załadunek i rozładunek. Uczestnicy potrafią także przygotować profesjonalne e-maile i komunikaty dotyczące dokumentów oraz reklamacji, reagować na sytuacje problemowe i skutecznie doprecyzowywać ustalenia, aby ograniczać ryzyko błędów operacyjnych.
*Przed każdym szkoleniem Trener kontaktuje się z Uczestnikami w celu ustalenia ewentualnych modyfikacji programu, zakresu kursu, dopasowania ćwiczeń i use-case do potrzeb Uczestników.
