MS Outlook – Efektywna organizacja pracy

Opis szkolenia

Szkolenie ma charakter praktyczny i koncentruje się na codziennym wykorzystaniu MS Outlook jako narzędzia do zarządzania korespondencją, czasem i zadaniami. Uczestnicy poznają sposoby porządkowania skrzynki odbiorczej (foldery, reguły, wyszukiwanie), planowania pracy w kalendarzu oraz kontroli zadań i terminów. Program obejmuje również organizację kontaktów, archiwizację danych oraz – opcjonalnie – integrację z OneNote dla efektywnego zarządzania notatkami.

Cele edukacyjne

organizowanie poczty w MS Outlook poprzez konfigurację kont, stosowanie folderów, reguł, podpisów oraz skuteczne wyszukiwanie i filtrowanie wiadomości,
planowanie i koordynowanie pracy z wykorzystaniem kalendarza i zadań (spotkania, terminy, zadania cykliczne, delegowanie i raportowanie),
porządkowanie informacji i danych w Outlooku poprzez zarządzanie kontaktami, notatkami i archiwizacją oraz poprawę kontroli czasu pracy (dziennik).

Wymiar czasowy
1 dzień (8 godzin lekcyjnych)

Metody pracy

Szkolenie realizowane jest z wykorzystaniem metod nastawionych na praktykę i aktywne zaangażowanie uczestników, w tym:

demonstracja funkcji Outlook krok po kroku na przykładach z pracy biurowej,
ćwiczenia praktyczne: reguły, foldery, wyszukiwanie, kalendarz i zadania,
warsztaty wdrożeniowe: konfiguracja „Inbox Zero” i osobistego systemu organizacji pracy,
analiza typowych problemów uczestników i dopasowanie ustawień oraz dobrych praktyk do realiów organizacji.

Program szkolenia*

Poczta elektroniczna – szybka obsługa i porządek w skrzynce

konfiguracja kont, wysyłanie/odbieranie i edycja wiadomości
filtrowanie, wyszukiwanie, sortowanie i widoki wiadomości
foldery, przekierowania, reguły, alerty oraz podpisy

Zarządzanie korespondencją i przepływem informacji

porządkowanie i kategoryzacja wiadomości (priorytety, tematy)
automatyzacja obsługi maili (reguły i scenariusze)
dobre praktyki komunikacji e-mail w organizacji

Kontakty – baza relacji i szybki dostęp do danych

tworzenie i edycja kontaktów oraz grup kontaktów
porządkowanie i aktualizacja informacji kontaktowych
podgląd powiązań i zdarzeń dotyczących kontaktów

Kalendarz – planowanie dnia i koordynacja spotkań

konfiguracja kalendarza i widoków
wydarzenia, terminy i spotkania (organizacja i zaproszenia)
udostępnianie kalendarza i zarządzanie kalendarzem innych osób

Zadania – kontrola realizacji i terminowość

tworzenie, zlecanie i wykonywanie zadań
zadania cykliczne, priorytety i monitorowanie postępu
raporty o zadaniach i łączenie z planem dnia

Dziennik – kontrola czasu i rejestrowanie czynności

rodzaje wpisów dziennika i zasady stosowania
automatyczna rejestracja wybranych działań
analiza i kontrola czasu wykonywania czynności

Notatki – szybkie zapisy i porządkowanie informacji

tworzenie i organizowanie notatek
porządkowanie i wyszukiwanie notatek
dobre praktyki przechowywania informacji roboczych

Administracja i bezpieczeństwo danych + OneNote (opcjonalnie)

archiwizacja i odtwarzanie danych Outlook
podstawy pracy z OneNote: notesy, szablony, znaczniki i wyszukiwanie
synchronizacja i praca mobilna (OneDrive) oraz ochrona notatek hasłem

Po ukończeniu szkolenia uczestnicy potrafią uporządkować pocztę w Outlooku, wdrożyć reguły i foldery oraz szybciej odnajdywać informacje, ograniczając czas poświęcany na obsługę korespondencji. Uczestnicy potrafią również planować pracę w kalendarzu, zarządzać zadaniami i terminami, organizować kontakty oraz stosować archiwizację i (opcjonalnie) OneNote do spójnego zarządzania informacją w organizacji.

*Przed każdym szkoleniem Trener kontaktuje się z Uczestnikami w celu ustalenia ewentualnych modyfikacji programu, zakresu kursu, dopasowania ćwiczeń i use-case do potrzeb Uczestników.

Kategorie:

Administracja Publiczna, Narzędzia biurowe, Narzędzia biurowe, Rozwój osobisty, Zarządzanie

Szkolenie „MS Outlook – Efektywna organizacja pracy” uczy, jak uporządkować pocztę, kalendarz i zadania, aby ograniczyć chaos informacyjny, szybciej realizować obowiązki i dotrzymywać terminów.

Podziel się

Podobne szkolenia

Kreacja wizerunku placówki medycznej w relacjach biznesowych

Szkolenie „Kreacja wizerunku w relacjach biznesowych” to praktyczny warsztat, który pokazuje, jak świadomie budować profesjonalny wizerunek placówki medycznej i własny, wzmacniając zaufanie oraz autorytet w relacjach biznesowych.

Negocjacje i komunikacja perswazyjna w relacjach biznesowych w sektorze medycznym

Szkolenie „Negocjacje i komunikacja perswazyjna w relacjach biznesowych” to praktyczny warsztat, który uczy, jak skutecznie negocjować, przekonywać i budować trwałe relacje biznesowe w sektorze medycznym.

Praca z osobami bezdomnymi. Jak skutecznie pomagać osobom bezdomnym w zdobyciu schronienia, pracy i reintegracji społecznej

Szkolenie jest przeznaczone dla osób zainteresowanych tematyką bezdomności i chcących nabyć praktyczne umiejętności pracy z osobami bezdomnymi. Uczestnicy dowiedzą się, jak wspierać osoby bezdomne w zdobyciu schronienia, znalezieniu pracy oraz reintegracji społecznej, a także jak udzielać wsparcia emocjonalnego i budować efektywne relacje. Szkolenie prowadzone jest przez doświadczonych praktyków i ekspertów z dziedziny pracy z osobami bezdomnymi.

Praca z osobami z niepełnosprawnościami. Jak efektywnie wspierać osoby z różnymi rodzajami niepełnosprawności.

Szkolenie „Praca z osobami z niepełnosprawnościami” przygotowuje do skutecznej pracy z osobami z różnymi rodzajami niepełnosprawności. Uczestnicy poznają praktyczne metody wsparcia, komunikacji i współpracy, które pomagają lepiej odpowiadać na indywidualne potrzeby osób z niepełnosprawnościami w codziennej pracy zawodowej.