Zarz. projektami (metodyka i komunikacja)

Cel szkolenia

Dzień pierwszy

Celem szkolenia Zarządzanie projektami jest przedstawienie najważniejszych zasad zarządzania projektami i najpotrzebniejszych narzędzi fazy planowania oraz realizacji z naciskiem na metody pracy adekwatne do realiów codziennej praktyki.

Uczestnicy zapoznają się z podstawowymi zagadnieniami takimi jak: specyfika pracy projektowej, procesy i fazy w projekcie, kamienie milowe, komunikacja w projekcie, zarządzanie ryzykiem i struktura  projektu.

Następnie grupa zostanie podzielona na zespoły projektowe, które pracując na przykładach projektów, stworzą podstawowe dokumenty fazy przedprojektowej oraz narzędzia fazy planowania (struktura podziału pracy, harmonogram kontrolny – wykres Gantta, matryca interesariuszy RACII). 

Dzień drugi

• Rozwój umiejętności organizowania skutecznych działań komunikacyjnych
• Rozwinięcie kompetencji w zakresie tworzenia komunikatów wewnętrznych
• Budowanie motywacji uczestników do uczestnictwa w procesach komunikacyjnych
• Nabycie umiejętności dostosowywania sposobów komunikacji do wymagań sytuacyjnych i założonych celów
• Umiejętność wykorzystywania zdobytej wiedzy w zwiększaniu skuteczności swoich działań komunikacyjnych 

Przede wszystkim  praktyka. Trenerzy umiejętnie przeplatają ćwiczenia i gry symulacyjne wiedzą teoretyczną. Celowo nie trzymamy się kurczowo zasad jednej metodyki zarządzania. Informujemy, omawiamy i wskazujemy jakie w danym momencie zalecenia daje PMBOK, co na dany temat znajdziemy w PRINCE II, Agile czy Ten Step. Nasi trenerzy to  praktycy, konsultanci, którzy pracowali i pracują aktywnie jako Project Managerowie w firmach małych i dużych, korzystających z różnych metodyk i zasad, nierzadko dedykowanych dla danej organizacji. To jest nasza przewaga: nie skupiamy się na teoretycznych zasadach ale mówimy jak działać, aby projekty się udawały. 

Nasze przykłady są rzeczywistymi projektami, które realizujemy bądź zrealizowaliśmy z prawdziwymi ryzykami, harmonogramami, raportami, itd.

Wymiar czasowy

2 dni (16 godzin lekcyjnych)

MODUŁ I. WPROWADZENIE DO PROJEKTU

• Czym jest projekt? (różne definicje)
• Czym jest ryzyko projektowe?
• Dlaczego projekty się nie udają?
• Cykl życia projektu

MODUŁ II. PRZEGLĄD METODYK PROJEKTOWYCH

• Ogólna charakterystyka metodyk projektowych
• Procesy PMI
• Procesy PRINCE2
• Manifest Agile

MODUŁ III. INICJACJA PROJEKTU

• Zarządzanie zmianą
• Struktura organizacyjna projektu
• Interesariusze projektu
• Cel i Zakres projektu
• Technika SMART

MODUŁ IV. ZARZĄDZANIE ZAKRESEM PROJEKTU

• Planowanie zorientowane na produkt
• Struktura Podziału Produktu
• Diagram Następstwa Produktów

MODUŁ V. ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM

• Nakładanie się struktur zarządzania
• Macierz RASCI
• Proces grupowy

MODUŁ VI. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM I BUDŻETEM

• Zarządzanie budżetem projektu
• Rezerwy budżetowe
• Techniki kontroli
• Kroki zarządzania ryzykiem
• Wycena ryzyka
• Odpowiedzi na ryzyko
• Rejestr ryzyk
• Zarządzanie jakością

MODUŁ VII. NARZĘDZIA KIEROWNIKA PROJEKTU

• Narzędzia planowania i kontroli postępów prac:
• Porównanie bezpłatnych aplikacji
• Zalety licencji MS Project (praca grupowa, współdzielenie zasobów)
• Narzędzia zlecania i rozliczania z realizacji zadań
• Techniki i narzędzia wspomagające organizację spotkań, warsztatów:
  • Burza mózgów
  • Profesjonalna notatka ze spotkania (minutki)
  • „Wykorzystanie” asystenta/koordynatora w projekcie

Wprowadzenie

• Co się dzieje, kiedy komunikacja zawodzi?
• Czynniki wpływające na efekty procesu komunikowania się.
• Jaki jest mój styl komunikacji

Bariery w procesie wymiany informacji

• nasze wewnętrzne bariery,
• bariery wewnątrz organizacji

Świadomość celu w komunikacji

• wypracowanie standardu komunikacji: „obserwacja - analiza- planowanie - działanie",
• cele projektu a cele osobiste w komunikacji,
• przekaz informacji nt. celu a wpływ na pracę współpracowników,
• spojrzenie całościowe na proces komunikacji - od pierwszego nadawcy do ostatniego odbiorcy

Komunikacja jako narzędzie budowania relacji

• Gra symulacyjna mająca na celu pokazanie najważniejszych elementów skutecznej komunikacji.
• Wypracowanie definicji komunikacji.
• Jak ludzie się komunikują?
• Skąd nieporozumienia w komunikacji?
• Rozmowa konfliktogenna – jak jej unikać?
• Podstawowe narzędzia dobrej komunikacji.

Praktyczne techniki poprawy skuteczności komunikacyjnej

• dopasowanie technik do celu komunikacji,
• dopasowanie własnego stylu komunikacji do rozmówcy,
• przeciwdziałanie filtrowaniu informacji na zasadzie „oczywista oczywistość",
• Czym jest asertywność i dlaczego to nie jest tylko sztuka mówienia „nie”?

Siła pytań w komunikacji

• Rodzaje pytań i ich zastosowanie do efektywnego pozyskiwania informacji.
• Strategie zadawania pytań.
• Ćwiczenia dotyczące różnego rodzaju pytań, określenie ich skuteczności w zależności od celu rozmowy.

Komunikacja niewerbalna - wyraz postaw i emocji

• pierwsze, drugie i trzecie wrażenie,
• spójność komunikatów,
• odzwierciedlanie i interpretacja sygnałów niewerbalnych,
• gry statusowe i jak je wykorzystać w komunikacji interpersonalnej