Efektywne zarządzanie sobą w czasie

Forma treningu

Szkolenie składa się z części teoretycznej (krótkie wykłady z zakresu psychologii emocji i motywacji, teorii zarządzania czasem i projektami, metod delegowania zadań) oraz treningu praktycznego (min. 60 proc. czasu szkolenia).

W trakcie warsztatu praktycznego uczestnicy ćwiczą metody planowania własnej pracy oraz sposoby motywowania siebie i innych do terminowej realizacji zaplanowanych działań. Ćwiczeniom towarzyszą burze mózgów i dyskusje, zorientowane na rozwiązanie problemów sygnalizowanych przez uczestników.  

Wymiar czasowy

1 dzień (8 godzin lekcyjnych)

Organizacja czasu pracy – podstawy teoretyczne

• Ekonomiczne podejście do czasu: na czym polega optymalna organizacja pracy?
• Rola i znaczenie optymalnego planowania realizacji zadań.
• Zagrożenia związane z nieefektywnym organizowaniem pracy: prawo Parkinsona.
• Najczęstsze sposoby organizowania czasu pracy i ich wady.

Analiza własnego stylu pracy

• Jak wygląda mój dzień w pracy – na co poświęcam najwięcej czasu, na co go marnotrawię?
• Ocena dotychczasowej produktywności: co mi idzie świetnie, z czym się nie wyrabiam, z jakimi zadaniami i aktywnościami mam problemy?
• Określenie warunków idealnych: co chciałbym zmienić w moim planowaniu zadań i sposobie pracy?

Podstawowe metody organizowania czasu pracy

• Lista zadań do wykonania.
• Lista zadań z priorytetami
• Ocena zasadności działań: matryca Eisenhowera.
• Dzienne listy zadań: metoda kalendarza.
• Metoda systemowa: GTD

Wyznaczanie celów

• Definiowanie celów w życiu i pracy.
• Kontrola zasadności zaplanowanych celów: analiza S.M.A.R.T.
• Ocena adekwatności celów: reguła Pareto i metoda ABC.
• Podział celów na krótko- i długoterminowe (perspektywiczne).
• Wstępne szacowanie kosztu i czasu realizacji celu.

Zarządzanie zadaniami

• Cel jako projekt do realizacji: strategia Vonneguta.
• Podział celu na zadania. Stworzenie struktury podziału pracy (WBS).
• Wykres Gannta przy planowaniu czasu na dane zadanie.
• Definiowanie ram czasowych całego projektu: metoda ALPEN.
• Praca z kalendarzem w zarządzaniu zadaniami.
• Organizacja konkretnego dnia w pracy.

Organizacja pracy metodą GTD

• Kolekcjonowanie spraw bieżących.
• Analiza zasadności działania.
• Porządkowanie spraw, ustalanie terminów.
• Regularny przegląd zadań do wykonania.
• Właściwa realizacja konkretnego zadania

Delegowanie i organizowanie pracy pracowników

• Organizacja czasu pracy podwładnego. Planowanie obsady zadaniowej w konkretnym projekcie.
• Delegowanie zadań pracownikowi. Kluczowe błędy przy delegowaniu.
• Monitoring postępów pracy. Rozliczanie z wykonanych zadań.
• Co robić z pracownikiem, który broni się przed zadaniem.

Realizacja zaplanowanych zadań

• Planowanie pracy: kolejność zadań i jej wpływ na motywację.
• Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
• Jak zabrać się do wyzwań bez adrenaliny – sztuczki z motywowaniem samego siebie.
• System kar i nagród – jak wybrać odpowiedni .
• Kontrola postępu prac przy realizowaniu projektu. Wyznaczanie terminów realizacji i sankcji za ich niedotrzymanie.

Zagrożenia dla dobrej organizacji czasu pracy

• Odwlekanie. Tendencja do odsuwania zadania w czasie (nerwowość, osobowość typu A) i sposoby jej przezwyciężania.
• Rozpraszacze i dystraktory w pracy. Jak identyfikować i eliminować własnych „złodziei czasu”.
• Technika pomidora i inne sposoby kontroli nad tym, co robimy.

Organizacja spotkania roboczego

• Dlaczego spotkania zajmują przeważnie więcej, niż byśmy chcieli – i co z tym robić.
• Przygotowanie spotkania w zgodzie z zasadami ekonomii czasu. Rola agendy.
• Bieżąca kontrola przebiegu spotkania i stopnia realizacji jego planu.
• Listy kontrolne oraz arkusze robocze -metody przyspieszania spotkań.