Archiwizacja dokumentacji

Forma treningu

Podczas zajęć Uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z aktami i dokumentami w firmie według aktualnych przepisów prawnych.

Każdy uczestnik może zadawać pytania trenerowi. Możliwość omówienia konkretnych praktycznych przykładów z doświadczeń uczestników.

Metody pracy:

• Krótkie wykłady, będące elementem wprowadzenia w omawiane zagadnienia 
• Burze mózgów 
• Praca w zespołach - rozwiązywanie zadań problemowych, case study, wspólne poszukiwanie nowych możliwych rozwiązań 
• Modelowanie - przedstawianie propozycji specyficznych zachowań 
• Dyskusje grupowe - omawianie wyników poszczególnych ćwiczeń.

Wymiar czasowy

1 dzień (8 godzin lekcyjnych)

Rodzaje współczesnej dokumentacji

• Dokument –„dowód pierwszorzędny”, pojęcie, rodzaje
• Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
• Dokumentacja: tworząca akta spraw, nie tworząca akta spraw

Podstawowe przepisy prawa polskiego dotyczące zarządzania

• ”Konstytucja archiwalna” ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn.  zm.)
• Przepisy wykonawcze:
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifiko­wania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U.z 2002r. poz. 1375)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 20 stycznia 2011 r. (Dz. U. Nr 14, poz. 67)

Elektroniczny program archiwisty- narzędzie współczesnego archiwisty

• Zasady działania
• Prezentacja przykładowego programu
• Różnice między ręczną, a elektroniczną archiwizacją, wynikające z praktycznego stosowania programu

Obieg dokumentacji w podmiocie- nowa instrukcja kancelaryjna

• Zakres podmiotowy i przedmiotowy—co mają czynić podmioty nie objęte?
• Słowniczek pojęć
• Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych?
• Interoperacyjność znaku sprawy
• Udział komórek innych niż merytoryczne przy załatwianiu spraw
• Gdzie jest teczka współdziałania między wydziałami w urzędzie?
• Dlaczego nie ma „Bc” w RWA?
• Czy można rozszerzyć RWA i jak to skutecznie zrobić?
• Brak wzorów blankietów, pieczątek…
• Prezentacja przykładowego programu
• Czynności kancelaryjne w systemie EZD
• Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

Instrukcja archiwalna

• Organizacja i zadania archiwum zakładowego /składnicy akt/
• Lokal archiwum zakładowego /składnicy akt/
• Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego /składnicy akt/
• Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
• Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
• Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym /składnicy akt/
• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego /składnicy akt/
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
• Sprawozdawczość archiwum zakładowego